Integritet & personuppgifter
Dina uppgifter hos mig
Här beskriver jag hur jag hanterar personuppgifter när du kontaktar mig, bokar coaching eller representerar ett företag som vill anlita mig.
Vem ansvarar för uppgifterna?
Jenny Björklund, enskild firma, är personuppgiftsansvarig för hanteringen i verksamheten. Du når mig på jenny@jennybjorklund.se om du har frågor eller vill använda dina rättigheter.
Vilka uppgifter behövs och varför?
- Kontakt och bokning: namn, e-postadress, ditt meddelande, valt upplägg och bokade tider används för att svara, planera och genomföra tjänsten. För privatkunder är grunden att vidta åtgärder på din begäran inför ett avtal eller fullgöra avtalet.
- Allmänna frågor och företagskontakter: kontaktuppgifter och korrespondens används med stöd av berättigat intresse av att besvara frågor och hantera affärsrelationer.
- Coaching: korta anteckningar om mål, överenskomna steg och uppföljning används för att genomföra det avtalade upplägget. Jag begränsar anteckningarna till det som behövs.
- Betalning och bokföring: betalningsreferenser, belopp och nödvändiga kund- och fakturauppgifter används för att hantera betalning och uppfylla lagstadgade bokföringskrav.
Kontakt- och bokningsuppgifter behövs för att jag ska kunna återkomma och genomföra en bokning. Du väljer själv vad du skriver i din första förfrågan. Undvik känsliga uppgifter, exempelvis diagnoser och detaljer om hälsa, i formulär och vanlig e-post. Sådana uppgifter omfattas av särskilda regler och ingår inte i den vanliga bokningshanteringen.
Var hanteras uppgifterna?
Kontaktformuläret skickas via FormSubmit, som vidarebefordrar din förfrågan till min mejl hos Simply.com. Digitala samtal genomförs via Google Meet. Dessa tjänster hanterar de uppgifter som behövs för formulär, mejl respektive möten, exempelvis kontaktuppgifter, mötesinformation och tekniska anslutningsuppgifter.
Privatkunder betalar via Swish. Banker och betaltjänster hanterar betalningsuppgifter inom sina tjänster. Företag betalar via faktura. Uppgifter kan också behöva lämnas till myndigheter när lag kräver det.
Samtalsanteckningarna förvaras lokalt på min Mac i låsta anteckningar. De lagras separat från mejlen. Lokal förvaring av anteckningarna betyder inte att mejl, möten och betalningar sker utan externa tjänster.
Kakor (cookies)
Jag har inte lagt in kakor för analys, reklam eller profilering på webbplatsen. Webbplatsen kan ändå använda tekniskt nödvändiga kakor som krävs för att sidan ska fungera. Sådana kakor kräver inget samtycke. Om jag senare börjar använda andra typer av kakor uppdaterar jag informationen och ber om samtycke innan de lagras.
Externa tjänster och internationell behandling
Google Meet används med ett vanligt Google-konto. Googles egen behandling beskrivs i Googles integritetspolicy. Google uppger att uppgifter kan behandlas på servrar i andra länder. Där finns även information om lagring, rättigheter och de juridiska ramverk Google använder för internationella överföringar. För mejltjänsten finns information på Simply.coms sida om dataskydd.
Hur länge sparas uppgifterna?
- Samtalsanteckningar: raderas senast tre månader efter avslutad coaching.
- Förfrågningar: sparas så länge de behövs för att besvara och följa upp din fråga. När kontakten är avslutad och uppgifterna inte längre behövs ska de raderas.
- Bokningar och avtal: sparas under uppdraget och därefter bara så länge det behövs för kvarvarande betalningar eller ett konkret krav eller en tvist. Detta innebär inte att alla samtalsanteckningar sparas längre.
- Bokföringsunderlag: sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringsreglerna.
Dina rättigheter
Du kan kontakta mig för att få veta vilka uppgifter jag behandlar om dig och begära tillgång eller rättelse. Du kan också, när förutsättningarna är uppfyllda, begära radering, begränsning eller att få ut uppgifter för överföring till en annan aktör. Du har rätt att invända mot behandling som stöds på berättigat intresse.
Rätten till radering är inte absolut; uppgifter som måste sparas enligt lag kan inte alltid raderas direkt. Om en behandling bygger på samtycke kan du återkalla det utan att det påverkar lagligheten före återkallelsen. Du kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.
Jag använder inte automatiserade beslut eller profilering för att avgöra om du får boka coaching.